Funktioner
Alt, hvad et syn kræver
Flytteflow dækker hele flyttesynet: planlægningen på kontoret, gennemgangen i lejemålet, underskrifterne på stedet og rapporten, der skal holde bagefter. Funktionerne står herunder i den rækkefølge, de bliver brugt i.
Hele synet, ét system, én rapport
Dækning
Hele synet, ikke halvdelen
Gennemgang, stand, mangler, billeder, målere, nøgler, underskrifter og rapport ligger i ét og samme forløb. Synet er færdigt, når du går ud ad døren – ikke når du kommer hjem.
Integration
Det taler sammen med Boligflow
Ejendomme, lejemål, lejeroplysninger og planlagte syn kommer automatisk fra Boligflow – tildelt den rette medarbejder – og Boligflow får besked retur, når synet er afsluttet. Bruger I det ikke, oprettes synene direkte i Flytteflow.
Resultat
Rapporten er det, der skal holde
Ét dokument med stand, mangler, billeder og underskrifter, sendt til de modtagere, I har sat op – og med historik over, hvad der er sendt hvornår.
Trin 01
Inden synet: planlægningen
Arbejdet på kontoret, der gør, at inspektøren kan køre direkte ud og gå i gang.
- Planlægning og fordeling af syn
- Syn oprettes med lejemål, adresse, type og tidspunkt og fordeles på inspektører, så det er tydeligt, hvem der skal hvorhen og hvornår.
- Skabeloner til rum og enheder
- Definér jeres egne rum og de enheder, de indeholder – badeværelse med væg, gulv og loft. Skabelonen lægges på hvert lejemål og følger med i alle syn dér.
- Tidslinje og frister
- Appen viser, hvor synet er i forløbet, og hjælper jer med at holde styr på de relevante frister undervejs.
Trin 02
I lejemålet: gennemgangen
Gå gennem boligen rum for rum, og lad lejeren følge med i, hvor langt I er.
- Ind- og fraflytningssyn rum for rum
- Ét flow gennem boligen med samme opbygning ved ind- og fraflytning. Arbejdet gemmes løbende, så synet kan lukkes og tages op igen, dér hvor du slap.
- Stand og mangler
- Hvert punkt får en stand, og mangler registreres hver for sig. Det gør gennemgangen til struktureret dokumentation frem for en samling løse noter.
- Billeder på rum og punkter
- Billedet tages inde i det punkt, det dokumenterer, og hænger fast på det rum og den mangel. Ikke et løst kamerarul, der skal sorteres bagefter.
- Måleraflæsninger med foto
- El, vand og varme aflæses og fotograferes som en del af synet, så tallene er dokumenteret ved både ind- og fraflytning.
- Nøgler og adgangskort
- Hvilke nøgler og kort der er udleveret eller afleveret, står i synet og dermed i rapporten.
- Flere lejere og fremmøde
- Er der flere lejere på lejemålet, håndteres de hver for sig, og det registreres, hvem der faktisk var til stede ved synet.
- Opslag i indflytningsrapporten
- Ved et fraflytningssyn kan indflytningsrapporten slås op undervejs, så det er tydeligt, hvad der faktisk har ændret sig.
- Diktering af noter
- Du kan indtale noter i stedet for at skrive dem. Hvor godt det virker, afhænger af enheden og af, hvor meget støj der er i rummet.
- AI-forbedring af tekst
- Få hjælp til at formulere en note klart og præcist, før den kommer med i rapporten. Funktionen kræver login og internetforbindelse.
Trin 03
Underskrift og overdragelse
Synet bliver formelt afleveret, mens begge parter stadig står i lejemålet.
- Underskrift fra lejer og udlejer
- Begge parter ser resultatet igennem på skærmen og skriver under med finger eller pen. Underskrifterne gemmes sammen med tidspunktet og indholdet af rapporten.
- Kvittering for modtagelsen
- Når rapporten er sendt, kan lejeren kvittere for modtagelsen på skærmen eller via e-mail. Appen viser, om modtagelsen er bekræftet. Er en lejer fraværende, registreres det i synet.
- Genbrug af udlejers underskrift
- Udlejers underskrift kan gemmes og genbruges, så den ikke skal sættes forfra ved hvert enkelt syn.
Trin 04
Rapporten og leveringen
Det, der skal kunne findes frem om to år, hvis et fraflytningsopgør bliver til en uenighed.
- Synsrapporten som PDF
- Ét dokument med stand, mangler, billeder, målere, nøgler og underskrifter. Du kan danne og gennemse rapporten som PDF på afslutningstrinnet, før den sendes.
- Levering, genudsendelse og historik
- Rapporten sendes til de modtagere, administrationen har sat op, kan sendes igen, og der er en historik over, hvad der er sendt hvornår og til hvem.
Afslutning
Så er synet lukket
Et afsluttet syn er låst, og dokumentationen kan ikke ændres bagefter. Der er ingen rapport, der skal skrives færdig om aftenen – og er der sket en fejl, opretter administrationen et nyt syn eller lægger et tillæg til sagen.
Fortsæt, når forbindelsen svigter
Dækningen kan være ustabil, når du går et syn. Har du startet synet med internetforbindelse, kan du fortsætte gennemgangen i Flytteflow, selv om forbindelsen forsvinder undervejs.
- Gennemgangen kører uden forbindelse – også billeder og underskrifter.
- Alt gemmes lokalt undervejs. Mister enheden forbindelsen midt i et syn, fortsætter det uændret.
- Appen synkroniserer af sig selv, så snart der er forbindelse igen, og du kan sætte den i gang manuelt fra oversigten.
Billedet er genereret med AI.
Organisation, overblik og data
Det, der ikke hører til ét sted i forløbet, men til driften omkring det – og til at dokumentationen stadig kan findes frem bagefter.
- Roller og adgang
- Tre roller: Ejeren styrer organisationen, nøgler og rettigheder. Administratoren hjælper med brugere og adgange. Viceværten ser de ejendomme, lejemål og syn, som vedkommende har adgang til.
- Portefølje og ejendomme
- Ejendomme og lejemål ligger struktureret, så et syn hører til den rigtige adresse – også når porteføljen vokser.
- Søgning, filtre og overblik
- Lister med søgning og filtre, så et bestemt syn eller lejemål kan findes frem uden at skulle huske, hvor det lå.
- Historik på lejemålet
- Afsluttede syn ligger i historikken. Rapporten kan åbnes igen, så længe du har adgang til lejemålet.
- Telefon og tablet
- Samme konto på begge. Et syn, der endnu ikke er sendt af sted, ligger kun på den enhed, det blev udført på – afslut det dér.
- Adgang til organisationen
- Du kan selv oprette en konto eller fortsætte som gæst. Med en almindelig konto kan du blive inviteret til en organisation af dens ejer eller administrator.
- Eksport og sletning
- Data kan trækkes ud, og der er styr på, hvordan konti og oplysninger slettes igen.
- Ingen reklamer og ingen sporing
- Der er ingen reklamer i appen og ingen tredjepartssporing til markedsføring.
Skal vi vise det på et rigtigt syn?
Vi gennemgår gerne funktionerne med udgangspunkt i, hvordan jeres flyttesyn foregår i dag. Skriv til hej@boligflow.dk eller ring på 70 60 20 03.
