Privatlivspolitik

Flytteflow bruges til at dokumentere flyttesyn, og det indebærer behandling af personoplysninger. Her kan du læse, hvilke oplysninger vi behandler, hvorfor vi gør det, og hvad du kan bede os om.

1. Ansvar og roller

Flytteflow udbydes af Boligflow A/S, Gøteborgvej 16, 9200 Aalborg SV, CVR-nr. 40843639 ("vi", "os").

Flytteflow kan bruges af ejendomsadministratorer, udlejere og deres medarbejdere. Du kan også oprette en konto selv eller fortsætte som gæst. Hvem der er dataansvarlig for oplysningerne i et syn, afhænger af, hvem synet udføres for:

Den kundeorganisation, som synet udføres for, er dataansvarlig for de oplysninger, der registreres om lejemål, lejere og syn. Vi behandler disse oplysninger som leverandør af tjenesten efter organisationens instruks.
Ved syn, du opretter selv uden en kundeorganisation, er det dig, der bestemmer, hvorfor synet udføres, og hvilke oplysninger der registreres om lejeren. Vi leverer tjenesten, hvor synet opbevares og behandles.
Vi er dataansvarlige for de oplysninger, vi behandler om brugerkonti, supporthenvendelser, sikkerhedslogning og drift af selve tjenesten.

Vedrører dit spørgsmål oplysninger om et syn, der tilhører en kundeorganisation, skal du rette henvendelse til den ansvarlige administrator eller udlejer. Hvis du selv har oprettet synet, kan du kontakte os om tjenestens behandling af oplysningerne. Vi hjælper gerne med at formidle kontakten, hvor det er relevant.

2. Hvilke oplysninger behandler vi

Oplysninger om dig som bruger

Navn, e-mailadresse, hvis du opretter en konto, og eventuelt telefonnummer
Hvilken organisation og hvilke ejendomme du har adgang til, samt din rolle
Oplysninger om login og aktive sessioner
Logning af væsentlige handlinger, f.eks. hvornår et syn er oprettet og afsluttet

Oplysninger registreret i forbindelse med et syn

Lejemålets adresse og identifikation samt synets type og tidspunkt
Navn og kontaktoplysninger på lejer og øvrige deltagere i synet
Registreringer af boligens stand, mangler og noter, som du indtaster
Billeder taget eller valgt som dokumentation
Digitale underskrifter fra lejer og inspektør med tilhørende tidsstempel

Tekniske oplysninger

Enhedsmodel, operativsystemversion og appversion
Tekniske logfiler og fejlrapporter, når appen støder på en fejl
IP-adresse og tidspunkt ved kommunikation med vores servere

Flytteflow indeholder ikke reklamer, og vi sælger eller udveksler ikke oplysninger til brug for markedsføring. Vi anvender ikke tredjeparts sporing til reklameformål i appen.

3. Formål og retsgrundlag

For oplysninger om lejemål, lejere og syn bestemmer den, der er dataansvarlig for synet, formål og retsgrundlag. Vi behandler oplysningerne for at gøre det muligt at planlægge synet, dokumentere boligens stand, danne rapporten og sende den til de valgte modtagere. Udlejeren eller administratoren skal oplyse lejeren om sit retsgrundlag og sin opbevaring af oplysningerne.

Tabellen nedenfor vedrører de oplysninger, som vi selv er dataansvarlige for:

Formål	Retsgrundlag
Administrere brugerkonti og adgangsstyring	Opfyldelse af aftale og legitim interesse, art. 6, stk. 1, litra b og f
Yde support og fejlrette	Legitim interesse i at kunne drive en fungerende tjeneste, art. 6, stk. 1, litra f
Besvare og følge op på forespørgsler om en demo	Samtykke og legitim interesse i at besvare en henvendelse, art. 6, stk. 1, litra a og f
Sikkerhed, logning og forebyggelse af misbrug	Legitim interesse og retlig forpligtelse til passende sikkerhed, art. 6, stk. 1, litra f og c, jf. art. 32

4. Adgang til funktioner på din enhed

Nogle funktioner kræver adgang til din enhed. Appen beder om tilladelse, når det er nødvendigt. Du kan ændre tilladelserne i enhedens indstillinger.

Kamera – så du kan fotografere boligens stand direkte i det punkt, billedet hører til. Uden adgang kan du ikke tage billeder i appen.
Fotos – så du kan vedhæfte et billede, du allerede har taget. Vi tilgår kun de billeder, du selv vælger.
Gem billeder på enheden – hvis du slår funktionen til i appens indstillinger, gemmes billeder taget i appen også i enhedens fotobibliotek.
Mikrofon og talegenkendelse – hvis du vælger at diktere en note.
Position – appen beder om adgang til din position, mens du bruger den, så syn kan vises og sorteres efter afstand. Positionen sendes med, når appen henter syn til afstandsvisningen.
Lokal lagring – appen gemmer syn på enheden, så de kan udføres uden internetforbindelse. Det kræver ikke en særskilt tilladelse.

Appen sporer ikke din position i baggrunden og tilgår ikke kontakter eller kalender.

5. Deling med andre

Oplysningerne deles kun, hvor det er nødvendigt:

Med den administrator eller udlejer, der ejer synet, og med de modtagere af synsrapporten, som administratoren har fastlagt – typisk lejer og administration.
Med Convex, som leverer datalagring og drift af appens serverfunktioner, og Resend, som sender e-mails med blandt andet invitationer og rapporter.
Når du søger efter eller registrerer en adresse, sendes adresseoplysninger til Dataforsyningens adresseopslag og Datafordelerens adresseregister for at vise adresseforslag og finde koordinater.
Hvis du vælger AI-hjælp til en note, sendes den pågældende notes tekst til Googles Gemini-tjeneste for at få et forslag til en forbedret formulering. Billeder og den samlede synsrapport indgår ikke i denne forespørgsel.
Hvis sikkerhedskopiering af afsendte PDF-rapporter er aktiveret for tjenesten, lagres en ekstra kopi hos Amazon Web Services.
Hvor vi er forpligtet til det ved lov eller efter afgørelse fra en myndighed.

6. Opbevaring og sletning

Syn og synsrapporter i en fælles organisation tilhører organisationen og bliver liggende dér, selv om den medarbejder, der udførte synet, sletter sin konto. Organisationen bestemmer, hvor længe oplysningerne skal bruges, og kan kontakte os om sletning.
Syn i en privat organisation kan ikke længere åbnes i appen, når ejeren sletter sin konto, og organisationen arkiveres. Oplysninger om gennemførte syn og afsendte e-mails kan fortsat være opbevaret.
Brugerkonti anonymiseres, når kontoen slettes. Tilknyttede loginoplysninger og sessioner ryddes op efterfølgende.
Supporthenvendelser og tekniske logfiler opbevares, så længe de er nødvendige for at besvare henvendelser, fejlrette og sikre tjenesten.
Data på enheden ryddes fra appen, når du logger ud eller sletter den. Billeder, som du har valgt at gemme i enhedens fotobibliotek, bliver liggende dér, indtil du selv sletter dem.

Rapporter, som allerede er sendt på e-mail, kan fortsat ligge hos modtagerne. Kontakt os, hvis du vil vide mere om opbevaring eller bede om sletning af oplysninger, som vi er ansvarlige for.

Læs mere om at få slettet din konto på siden Sletning af konto.

7. Sikkerhed

Adgang til syn og rapporter i appen styres af brugerens konto og rettigheder. Rapportmodtagere kan få rapporten som vedhæftet fil eller via et downloadlink i en e-mail uden at logge ind i appen. Kommunikationen mellem appen og tjenesten sker via en krypteret forbindelse.

8. Overførsel til tredjelande

De leverandører, der er nævnt her i politikken, kan behandle oplysninger uden for EU/EØS. Det gælder blandt andet Google, når du vælger AI-hjælp til en note, og HubSpot, som vi bruger til demoforespørgsler fra hjemmesiden. Kontakt os for oplysninger om, hvilke overførsler og beskyttelsesforanstaltninger der gælder for den enkelte tjeneste.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne ret til at:

få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
få urigtige oplysninger rettet
få oplysninger slettet i visse tilfælde
få begrænset behandlingen i visse tilfælde
gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse
modtage dine oplysninger i et maskinlæsbart format (dataportabilitet)
trække et samtykke tilbage, hvor behandlingen er baseret på samtykke

Skriv til support@boligflow.dk, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder. Vi svarer som udgangspunkt inden for én måned. Vedrører din henvendelse oplysninger, hvor en administrator er dataansvarlig, sender vi den videre til dem eller henviser dig til dem.

10. Hjemmesiden og cookies

Hjemmesiden er en informationsside. Vi sætter ikke cookies til statistik, markedsføring eller sporing, og der er derfor ikke noget samtykkebanner. Vores hostingleverandør behandler almindelige serverlogoplysninger, herunder IP-adresse, af hensyn til drift og sikkerhed.

Ét sted beder siden om oplysninger. Beder du om en demo, udfylder du navn, arbejdsmail og telefonnummer. Oplysningerne sendes til HubSpot, som vi bruger som kunde- og salgssystem, og de bruges til at kontakte dig om demoen og til den opfølgning, du giver samtykke til i formularen. Du kan altid trække samtykket tilbage eller bede om at få oplysningerne slettet – skriv til hej@boligflow.dk.

11. Børn

Flytteflow er et arbejdsværktøj og henvender sig ikke til børn. Vi indsamler ikke bevidst oplysninger om personer under 15 år, ud over hvad der måtte fremgå af et lejeforhold.

12. Ændringer

Vi opdaterer denne politik, når tjenesten eller lovgivningen ændrer sig. Den gældende version ligger på denne adresse. Ved væsentlige ændringer orienterer vi brugerne i appen eller på e-mail.

13. Kontakt og klage

Boligflow A/S, Gøteborgvej 16, 9200 Aalborg SV, CVR-nr. 40843639.
E-mail: support@boligflow.dk

Er du utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, hører vi meget gerne fra dig først. Du kan også klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.